Trong một cuộc đối thoại với ai đó thì cách nói chuyện có vai trò rất quan trọng bởi vì chỉ cần lưu ý một chút thôi cũng có thể làm thay đổi hoàn toàn ấn tượng của đối phương về bạn. Để có thể tạo được một cuộc trò chuyện tốt đẹp, trước tiên bạn cần nắm được những điều cơ bản sau đây.
1. Sử dụng những cụm từ gợi ý.
Chỉ cần đặt chúng vào đầu câu chuyện hay lời nói cũng có thể tạo ra sự khác biệt.
Khi bạn muốn nhờ vả một ai, bộc lộ điều đó ngay khi bắt đầu lời nói sẽ làm cho đối phương có cảm giác bất ngờ và đột ngột. Nếu như chúng ta mở đầu lời nói bằng những cụm từ như là “大変お手数ですが（thật vất vả cho bạn nhưng mà）”, “少しお時間よ ろしいですか（Cho tôi xin anh một chút thời gian được không?）” thì sẽ làm cho đối phương nhận thấy được sự băng khoăng của bạn và tiếp nhận điều bạn muốn một cách dễ dàng hơn.
2. Lắng nghe ý kiến của đối phương
Để nói, trước hết bạn hãy biết lắng nghe
Một bước để có thể trở nên giỏi lắng nghe hơn đó là bạn phải biết chấp nhận những ý kiến trái ngược với mình. Khi bắt gặp những ý kiến không phù hợp với suy nghĩ của mình cũng như là những câu trả lời mang tính chất phủ định, trước hết ta cần phải thể hiện suy nghĩ công nhận ý kiến trái ngược đó qua những câu nói như là “面白 い発想ですね！もう少し詳しく教えて！(Thật là một ý kiến thú vị, anh có thể nói kỹ hơn một chút được không?) ”. Sau khi lắng nghe và tiếp nhận thông tin một cách đầy đủ, bạn sẽ có cách ứng xử và đối đáp thật thoải mái và phù hợp.
3. Để người nghe suy nghĩ một cách thoải mái hơn
Không nên chỉ hoàn toàn truyền đạt ý muốn của mình
Trước hết, khi trình bày mong muốn của mình với đối phương, bạn cần phải hướng về họ và truyền đạt ý của mình một cách cẩn thận. Tiếp theo đó, cuộc đối thoại không chỉ xoay quanh vấn đề của bản thân mình mà bạn cần đứng vào vị trí của người kia để hiểu và dành cho họ thời gian cũng như những sự lựa chọn. Từ đó, cho đối phương có điều kiện suy nghĩ và quyết định một cách thoải mái hơn. Việc quan tâm chú ý đến điều kiện thời gian và sự bận rộn của đối phương cũng là điều quan trọng.
4. Tránh dùng lời nói có ý phủ định
\Những lời nói mang tính tích cực sẽ tạo ra những kết quả tích cực
Bạn cần lưu ý tránh làm tổn thương sự tự tôn vốn luôn tồn tại bên trong mỗi người. Một cách đối đáp của những người Nhật trưởng thành đó là “確かにそうですね。でも、 こんな場合は？…(Công nhận là như vậy, nhưng mà trong trường hợp này thì….)”.Khi bạn muốn phủ định một điều gì thì trước tiên hãy lắng nghe và thể hiện sự đồng ý với đối phương, sau đó hãy thể hiện ý kiến của mình.
5. Luôn để tâm đến việc sử dụng ngôn từ một cách tôn trọng
Trong cuộc đối thoại, hãy luôn dành cho đối phương sự tôn trọng.
3 yếu tố đặt nền móng cho mối quan hệ giao tiếp đó là “sự nhận thức” “sự lý giải” và “sự tôn trọng”. Và việc sử dụng kính ngữ là một hình thức thể hiện sự tôn trọng đối phương. Bên cạnh đó, bạn không nên giữ suy nghĩ là người kia cũng biết đến những điều mình biết mà phải tùy theo mức độ lý giải của đối phương để đối đáp một cách tôn trọng.